こんにちは。感情カウンセラーの山田純平です。
システムエンジニアをしながら、感情カウンセラーをしています。
平日はＳＥの仕事をしていますが、なかなか作業が終わらないことはよくあります。（笑）
それがたまにであれば良いのですが、毎日のように続くこともしばしば。
いつも仕事に追われてしまうのはＳＥだけでなく、現代人の常のように感じます。
緩やかなスケジュールのプロジェクトは少ないと思います。
お客さんとしては費用を抑えたいので、必然的にゆとりのない納期になることが多いと思います。
また、要件定義の見積もり時点では精緻な工数は読めないので、どうしてもタイトな毎日になってしまうと感じます。
こればかりは自分でコントロールできないので厄介です。
とはいえ、毎日遅くまで残業するのが当たり前だと心も体も疲弊してしまいます。
そんな現役ＳＥの目線でお伝えする「時間内に仕事が終わらない原因と対処法」をお伝えしたいと思います。
時間内に仕事が終わらない原因
いつも仕事に追われてなかなか終わらない人は多いのではないでしょうか。
実際の業務だけでも忙しいのに品質向上や生産性向上、改善活動なども求められる時代ですからね。
今回はそんな忙しい人の仕事が終わらない原因をまとめてみました。
１．スケジュールに無理がある
「段取り８分、仕事２分」という言葉もあるように計画はとても重要です。
計画がないと「いつまでに？何を？どこまでやればいいか？」分かりませんからね。
私の経験だと、精緻に見積もられた詳細設計やプログラムのスケジュールであれば、その通りに仕事が進みやすいと思います。
そのためにしっかりと詳細設計の内容を詰めているからでしょう。
グレーな部分はお客さんに確認して、全て明確にする感じですね。
ただ、これは理想なので実際には時間がなくて、そこまで丁寧に仕様を詰めきれないことが通常だと思います。
結果的に計画よりも仕事量が多くなりやすい構造になります。
詰めきれていない分だけ作業量が膨らむリスクがありますからね。（少なくなることはほぼないですね。）
なので、毎日仕事に追われてしまうのは仕方がないとも言えます。
このタイトな日常をできるだけ仕事を効率よく進めていく技術やメンタリティが求められるのかもしれません。
２．精緻な計画が作成できない
全体スケジュールを作成する時点で作業が膨らむリスクがありますが、個人のタスクでも同じことが言えます。
実際には仕事の細部まで分かっている事の方が少ないと思います。
仕事を始めてから分かることも結構ありますからね。
なので、その分だけ仕事量の見積もり精度が下がってしまいます。
そうなると、「今日中にこれやっといて。」と言われても、できるかどうか判断が難しくなります。
でも、分からないからつい引き受けてしまう。みたいなことってありますよね。（笑）
詳細設計やプログラムでは予測できない問題が出ることが結構あります。
全く詰まることがなく、サクサク進む！という方が珍しいかもしれません。
それだけ、不確定要素がある仕事なので、そもそも精緻な計画を作成するのが難しいのでしょう。
３．優先順位をつけるのに慣れていない
仕事のタスクが複数あるときは優先順位が大事になります。
でも、これが結構難しかったりします。
つい、自分が「やりやすい仕事、よく知っている仕事、簡単な仕事」から先にやってしまうんですね。
また、ちょっとした作業だと優先順位をつけないことのほうが多いのかもしれません。
優先順位をつけるのは思ったより面倒ですし、「これくらい大丈夫だろう。」という発想になりやすいと思います。
結果、優先度の高い仕事の期限が迫ってきて残業でカバーすることになりかねません。
自分のやりやすさは大事ですが、まずは優先順位を意識したいですね。
４．全て自分でやろうとしてしまう
頑張ってしまう人は全て自分で仕事をこなそうとしているのかもしれません。
ITエンジニアだと、全て自分でやるべきだ！と思っている人も多い感じがします。
ちなみに、私はその傾向が強かったですね。
全てが自分でできるならそれに越したことはないのですが、時間がかかったり難しこともあります。
そんな時は誰かに手伝ってほしい気持ちになりますが、協力を依頼するのが面倒だったり、逆に手間がかかる感じがしてしまうものです。
しかも、相手がいつも協力してくれるとは限りません。
断られたらちょっと傷つきますよね。
そんなことを考えるくらいなら、自分でやったほうがいいようにも思えます。
うまく協力してもらうのって難しいですね。
５．仕事を多く振られている
責任感が強かったり、仕事をこなすのが速いと仕事を振られやすいと思います。
相手から信頼されているとも言えますね。
でも、その分こちらの仕事が増えていきます。
結局、残業してこなすことになりかねません。
個人的には定時前に終わりそうにないと思ったら、作業過多だと判断していいと思います。
急な仕事が発生する可能性を考慮すれば、そのほうが自然な感じがしますね。
また、こちらのキャパシティを気にしないで作業を振ってくるリーダーもいます。（笑）
納期に間に合わせるために必要な作業をそのまま振ってくるタイプですね。
「できるかどうかではなく、やるんだ！」というド根性タイプもいるでしょう。
何とかして納期に間に合わあせたい気持も分からなくはないですが、できない仕事量を振られても疲弊するだけです。
やみくもに仕事を引き受けてしまうタイプの人は注意したいですね。
６．完璧主義になってしまう
エンジニアは特にそうかもしれませんが、完璧に作業をこなしたい人が多い感じがします。
自分ではそれが当たり前になっていて、自己認識がない人もいるかもしれませんね。
完璧主義のスイッチが入ると資料の見た目にこだわりすぎたり、誤字脱字を気にしすぎたり、設計やプログラムのミスをゼロにしようとして遅くまで頑張ってしまいます。
不備が発生する不安も出てきて何度も資料やプログラムを確認してしまい、ストレスが大きくなることもあるでしょう。
毎日、完璧に仕事をし続けることは不可能ですが、つい求めてしまう。
このパラダイムにはまってしまうと、時間がいくらあっても足りないですね。
７．仕事内容が合っていない
人には得意、不得意があるものです。
今の仕事が自分に合っているとは限りません。
私がそうでしたね。
論理的に考えることが必要とされるＳＥですが、全くの苦手分野でしたからね。（笑）
そうなると仕事も定時で終わりません。
毎日遅くまで仕事をしてもスケジュール通りにいかないのが通常でしたね。
３年ほど頑張り続けてなんとかこなせるようになってきましたが、「合わない仕事はこれほど大変なのか。」と感じた時期でした。
スムーズに仕事を終らせるための対処法 ７選！！
仕事がなかなか終わらない理由は色々あります。
自分で書いていて耳が痛い部分もありますが、現役ＳＥとしての経験から対処法をお伝えしたいと思います。
私もコツコツ日常を改善していきたいと思います。
１．無理なスケジュールに対して自分ができる範囲を伝える
全体のスケジュール自体に無理があることは多いのかもしれません。
プロジェクト全体がタイトであれば無茶な作業を振られても仕方がない感じがしますが、自分の心や体、幸せも考慮して「できる範囲」を伝えることは大事だと思います。
「これ以上は無理！」と言っておかないと、まだ大丈夫と思われてしまいますからね。
それを言わずに無理して作業をこなしてしまうと、さらに仕事が振られかねません。
評価は上がるかもしれませんが、どんどん自分が疲弊していく毎日になってしまいます。
ただ、無理と思う作業を断る場合、多かれ少なかれ罪悪感や抵抗感が出てくるでしょう。
自分がダメな人に思えてくることもあると思います。
その時は自分の都合を優先してはいけない発想になっているのかもしれませんね。
自分の人生なので、自分の都合はめちゃくちゃ大事だと思います。^_^
過剰に自己否定しないで、自分の幸せと仕事のバランスを取っていきたいですね。
２．計画を具体的に作成する
計画を立てるのは面倒なものです。私も好きではないですね。（笑）
計画のために時間を使うくらいなら、早く作業を始めたい気持ちになります。
簡単なタスクであればその方が効率が良かったりしますね。
でも、タスクが多かったり長期にわたるものだと計画がないとうまく進んでいるのか分からず、「大丈夫かな。できるかな。間に合うかな。」という不安が出てきます。
結果、安心感を得たくて残業や過剰な前倒し作業をしてタスクを進めようとしてしまう構図になりやすい気がします。
私も２０代の頃は「納期に間に合わないのでは？」という不安から毎日終電で帰る日々でしたね。
こうなると休みの日も不安が消えないので、ゆっくり休めません。
この悪循環をなくすためにも、できる範囲で具体的な計画を作って自分の作業を見える化するのは効果的だと思いますよ。
３．優先順位と期限を明確にする
優先順位をつけることは大事ですが、結構めんどくさいものです。
優先の判断が難しい場合もありますし、大変そうなタスクを後回しにしてしまう傾向があると思います。
優先順位をつけるまでもなく、納期がタイトで「全部優先でしょ！」ということもあるかもしれませんね。（笑）
そんな大変な状態でも、優先順位と期限を明確にして作業をすると安心感がアップします。
細かな作業レベルで優先順位付けされていれば、無理か？大丈夫か？が判断できますからね。
慣れるまでは大変に感じるかもしれませんが、あくまで経験と慣れの問題だと思います。
私もそこそこ面倒くさがりなのですが、慣れればだんだんとできるようになるものです。
料理と同じように、最初の一手間が人生を豊かにしてくれると思いますよ。
４．気軽に協力をお願いする
忙しい時ほど自分でなんとかしようとしてしまうものです。
人にお願いするのはそれなりに時間や労力がかかって、面倒ですからね。
相手に自分の意図を正しく伝えるのは結構難しいと思います。
しかも、お願いしても相手が協力してくれるとは限りません。
相手も仕事や事情がありますからね。
だから、余計に協力をお願いしにくい心理になってしまいます。
断れたら多少なりともショックですし、相手が上司やリーダーだと逆に「頑張れ！」などと怒られたり指摘を受ける場合もあります。
それが嫌で避けたいから気軽に協力をお願いできないことも多いのかもしれませんね。
協力を依頼する面倒臭さや抵抗感はあるかと思いますが、それでも必要に応じて協力依頼はしたいものです。
計画が具体的にできていると、やることが明確になるので、相手も協力してくれやすいと思います。
あとは協力してくれたらラッキー！くらいに軽い感じでお願いするのがオススメですね。
協力してくれるかどうかは相手次第なので、結果に固執しすぎないで気楽に依頼してみると相手がＯＫしやすくなる感じがします♪
５．無理な作業は断る
いつも安定したスケジュールの仕事とは限りません。
それでも結果を求められるのが通常だと思います。
でも、お客さんやリーダーの都合を全て聞いていたらきりがありません。
会社の都合と自分の幸せ。
どちらが優先なのか？ということになりますが、基本的には自分の幸せが大事だと感じます。
もちろん自己都合の程度にもよりますよ。（笑）
ただ、そうは思っていても、相手の要望を断ると「嫌われたり、評価が下がったりするのでは？」と感じてしまうものです。
相手の反応も気になりますが、自分の幸せのために無理な作業は断りたいですね。
６．求められる最低限の成果を明確にする
仕事をしていると、つい相手の要求に全てこたえる必要があると感じてしまうものです。
でも、それが過剰な要求であることもよくあると思います。
なので、それを真に受けてしまうと毎日遅くまで仕事をすることになってしまいます。
そんな時は自分が求められている責任の範囲を明確にするのが有効です。
「相手の要求＝責任範囲」とは限りませんからね。
なので、相手が最低限どこまでの結果を求めているのかを考えてみるとよいと思います。
「最低、ここまでやっていればＯＫだろう。」という基準がわかれば頑張り具合を調整できますからね。
それを分かっていないと相手の言うことが全てになってしまいます。
そうなると、実際に求められる基準よりハードルが高くなり、過剰な頑張りが求められてしまいます。
自分の基準と相手の基準がずれていることはよくあると思うので、適切に確認できるといいですね。
７．自分が得意なこと、やりたいこと、好きなことを発見する
新入社員の頃は努力して仕事をこなせるようになっていくと思います。
最初は何事もうまくこなせないものですからね。
頑張って仕事をこなせるようになるのはいいのですが、得意ではない場合はそれなりに時間がかかります。
自分に合っているかどうかは大事ですね。
なので、自分が得意なこと、やりたいこと、好きなことを考えてみるのも良いと思います。
まずは紙に自分が得意なこと、やりたいこと、好きなことを書き出してみましょう。
ちょっとしたことでもＯＫなので、１００個くらい書き出せるといいですね。
同じ内容が何度出てきてもＯＫです。
それだけ気になっているのでしょう。
あまり頭で考えないで思いつくままに感覚的に書いてみましょう。
それを今の仕事に取り入れることができると、楽しく効率も上がるかもしれませんよ。
対処法が分かっても続かない理由
今まで７つの対処法をお伝えしましたが、「そう簡単にできないよ。」と感じることがあるかもしれません。
具体的な計画を立てたり、優先順位をつける方法はよく語られていると思います。
でも、周りを見ていると実際に対処をできている人はそう多くない感じもします。
やるのが面倒という理由もあるでしょうが、精緻な計画や作業の優先順位をつけるのは結構大変だと思います。
多かれ少なかれ不確定要素がありますからね。
不確定なことは不安を生むので不快に感じてしまうのでしょう。
それが嫌で、無意識に「そこまでしなくてもいいか。」という判断になってしまいます。
また、協力を求めたり、無理な作業を断るのは難しく感じてしまこともあると思います。
今までやっていないことですし、相手の反応や評価も気になるでしょう。
断られる可能性もありますからね。
これらは心理的に避けたいことなので、なんとなく「自分が頑張ればいいか。」と感じやすいと思います。
「怒られたり嫌がられるくらいなら、多少我慢して仕事をしよう。」と考えてしまうのも仕方がないですよね。
このように「自分が我慢ずればいいんだ。」という自己犠牲的な発想は誰にでもあるのかもしれません。
でも、相手は自分が嫌で協力を断っている訳ではないと思います。
仕事が忙しいから手がまわらないという理由で断るのが通常でしょう。
OKかどうかは相手が決めることなので、こちらではコントロールできません。
断られることもあると理解すると、今よりも少し気軽に相手に協力を頼みやすくなると思いますよ。
まとめ
義務感や責任感、相手の評価を求めてしまうマインドが強いと、つい無理して頑張ってしまいがちです。
結果的に、「仕事が終わらない。」という日常を自分から創り出してしまいます。
でも、自分でできることには限界があるので、等身大の自分を大切にして、無理に頑張らないのがポイントです。
仕事上、責任ややるべきことはありますが、自分の幸せも大切ですからね。
人生を幸せに豊かに生きるには、自分の幸せを大切につつ仕事とバランスを取ることが重量です。
１度きりの人生です。
今よりも少し自分にわがままに生きてみませんか。
大変なこともあるかもしれませんが、それ以上に幸せな日々を創っていけると思いますよ。
